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O presente Inventário compreende os documentos produzidos e acumulados pelos seguintes órgãos colegiados da CAPES: o Conselho Deliberativo (CD), compreendendo as duas fases em que ele existiu na estrutura da CAPES, isto é, de 1964 a 1974 e de 1982 a 1992; o Conselho Técnico-Administrativo (CTA), de 1974 a 1981; o Conselho Técnico-Científico (CTC) de 1986 a 1992 e o Conselho Superior (CS), de 1992 a 1999. Portanto, as datas-limite desse conjunto são 1964 – 1999. Como indicado na Introdução, as origens da CAPES remontam à Campanha Nacional de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior, criada em 1951 e modificada em 1961. Na estrutura de 1961, encontrava-se um Conselho Consultivo, cuja documentação não foi localizada. Da mesma forma, permanece uma lacuna na documentação do Conselho Deliberativo, referente aos anos de 1964 a 1966. Por sua vez, também não foram localizados documentos relativos ao funcionamento do Conselho Superior (CS), durante os anos de 1992 – ano de sua criação - e 1993. A julgar pela documentação existente, a primeira reunião do Conselho Superior só ocorre em 1994. Esta lacuna documental induz à formulação da hipótese de que, nesse período, a Diretoria e o Conselho Técnico-Científico (CTC) podem ter assumido as funções e atribuições do Conselho Superior, ficando responsáveis pelas funções deliberativas e de direção da Fundação CAPES durante o biênio 1992 – 1993. Quanto ao CTC, o último registro de reunião data do dia 25 de setembro de 1992 (22ª reunião do CTC), embora ele permaneça na estrutura da CAPES até os dias de hoje (?). Por exemplo, o Decreto n1.273, de 13 de outubro de 1994, que altera dispositivos do Estatuto da CAPES, aprovado pelo Decreto n 524, de 19 de maio de 1992, em seu artigo 10, faz referência ao CTC da seguinte forma:
“Art. 10. O Conselho Técnico-Científico reunir-se-á, ordinariamente, duas vezes ao ano e, extraordinariamente quando convocado pelo Presidente ou pela maioria de seus membros.”
O total da documentação compreende 22 caixas-arquivo. Trata-se de documentos em suporte papel, manuscritos e datilografados; alguns encontram-se encadernados, como algumas atas de reuniões, livros de presença e livros de posse. Os documentos encontram-se em bom estado de conservação. Nesse conjunto encontram-se também resoluções dos Conselhos, material relativo ao Prêmio Anísio Teixeira, dossiês de conselheiros, etc.
Esse conjunto documental, integrante do Fundo CAPES, encontrava-se na sede da instituição em Brasília, no segundo andar do Anexo do Ministério da Educação.

Os Boletins Informativos foram publicados mensalmente pela CAPES de dezembro de 1952 a março de 1972. Objetivavam dar visibilidade às ações da CAPES e informar sobre outros assuntos do mundo acadêmico. Em um primeiro momento, os Boletins traziam as oportunidades de bolsas de estudo, tópico que ganharia a partir de novembro de 1953 um boletim específico, o Boletim de Informação Sobre Bolsas de Estudo.
A partir da edição de número 40 (março de 1956), o Boletim Informativo passa a ser dividido em seções, ganhando um espaço para textos opinativos de importantes intelectuais relacionados à ciência e à educação superior. Em geral, compunha-se de oito seções ou cadernos, assim denominados: um primeiro editorial sem nome de seção, Fórum de Opiniões, Estudos e Atividades da CAPES, Noticiário, Mundo Universitário, Aspectos Internacionais da Educação, Publicações e Atos Oficiais.
Algumas edições do Boletim foram dedicadas integralmente à publicação do Relatório de Atividades da CAPES (por vezes, versões reduzidas ou relativas a atividades do semestre). Há ainda números dedicados às reuniões anuais da SBPC.
A coleção dos Boletins Informativos encontra-se completa, totalizando 232 edições em 226 itens documentais. Alguns meses apresentam edições duplas:
• Maio e Junho de 1959 – edições 77 e 78;
• Junho e Julho de 1960 – edições 91 e 92;
• Maio e Junho de 1961 – edições 102 e 103;
• Junho e Julho de 1962 – edições 115 e 116;
• Maio e Junho de 1963 – edições 126 e 127;
• Maio e Junho de 1964 – edições 138 e 139.
Os exemplares físicos foram encadernados em capa dura, provavelmente na década de 1970. A encadernação prejudicou o processo de leitura de algumas páginas e, consequentemente, tal dificuldade repercutiu na digitalização das seguintes edições:
• Janeiro de 1954 Edição 14: capa cortada;
• Novembro de 1955 Edição 36: tabela central com dados ilegíveis na costura;
• Dezembro de 1955 Edição 37: tabela central com dados ilegíveis na costura;
• Janeiro de 1960 Edição 86: texto de abertura ilegível;
• Março de 1969 Edição 196: capa cortada;
• Junho de 1969 Edição 199: capa cortada;
• Agosto de 1969 Edição 201: capa cortada.

A série está composta por 69 itens documentais.

Os Relatórios de Atividades foram documentos elaborados periodicamente pela gestão da CAPES, com o intuito de prestar contas sobre as atividades realizadas, num primeiro momento, pela Campanha de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (1951-1964) e, posteriormente, pela Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (a partir de 1964). Depois de 2004, o Relatório de Gestão substituiu o modelo, com o mesmo intuito.

O primeiro Relatório de Atividades existente no acervo refere-se ao ano de 1953, contemplando os últimos três meses daquele ano. Até 1961, os relatórios foram editados trimestralmente. A partir de 1964, passou a ter periodicidade anual, com algumas intermitências (1962-63; 1981-83; 1993; 1995; 2001; 2003). O Relatório de Atividades de 1973 recebeu uma complementação pelo dirigente da época, intitulado "CAPES: Balanço com Saldo", que se encontra disponível nessa mesma série documental.

Os Relatórios de Atividades passaram a ser editados como publicações da CAPES, aparecendo anualmente em números especiais dos Boletins Informativos ou em publicações próprias.

Como forma de preservar no meio digital as mesmas características do arquivo físico, salientamos que os exemplares de 1954 a 1958 foram agrupados em dossiês, tal como se encontra no Arquivo Central da CAPES, representados aqui em Subséries. Os Relatórios de 1959 e 1960, embora ainda trimestrais, estão agrupados em item único.

Incluímos ainda como itens relacionados à presente série dois dossiês contendo "Resumo das Atividades e Programa de Trabalho", os quais contemplam os anos de 1957 a 1960 e 1961 a 1964.