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O presente Inventário compreende os documentos produzidos e acumulados pelos seguintes órgãos colegiados da CAPES: o Conselho Deliberativo (CD), compreendendo as duas fases em que ele existiu na estrutura da CAPES, isto é, de 1964 a 1974 e de 1982 a 1992; o Conselho Técnico-Administrativo (CTA), de 1974 a 1981; o Conselho Técnico-Científico (CTC) de 1986 a 1992 e o Conselho Superior (CS), de 1992 a 1999. Portanto, as datas-limite desse conjunto são 1964 – 1999. Como indicado na Introdução, as origens da CAPES remontam à Campanha Nacional de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior, criada em 1951 e modificada em 1961. Na estrutura de 1961, encontrava-se um Conselho Consultivo, cuja documentação não foi localizada. Da mesma forma, permanece uma lacuna na documentação do Conselho Deliberativo, referente aos anos de 1964 a 1966. Por sua vez, também não foram localizados documentos relativos ao funcionamento do Conselho Superior (CS), durante os anos de 1992 – ano de sua criação - e 1993. A julgar pela documentação existente, a primeira reunião do Conselho Superior só ocorre em 1994. Esta lacuna documental induz à formulação da hipótese de que, nesse período, a Diretoria e o Conselho Técnico-Científico (CTC) podem ter assumido as funções e atribuições do Conselho Superior, ficando responsáveis pelas funções deliberativas e de direção da Fundação CAPES durante o biênio 1992 – 1993. Quanto ao CTC, o último registro de reunião data do dia 25 de setembro de 1992 (22ª reunião do CTC), embora ele permaneça na estrutura da CAPES até os dias de hoje (?). Por exemplo, o Decreto n1.273, de 13 de outubro de 1994, que altera dispositivos do Estatuto da CAPES, aprovado pelo Decreto n 524, de 19 de maio de 1992, em seu artigo 10, faz referência ao CTC da seguinte forma:
“Art. 10. O Conselho Técnico-Científico reunir-se-á, ordinariamente, duas vezes ao ano e, extraordinariamente quando convocado pelo Presidente ou pela maioria de seus membros.”
O total da documentação compreende 22 caixas-arquivo. Trata-se de documentos em suporte papel, manuscritos e datilografados; alguns encontram-se encadernados, como algumas atas de reuniões, livros de presença e livros de posse. Os documentos encontram-se em bom estado de conservação. Nesse conjunto encontram-se também resoluções dos Conselhos, material relativo ao Prêmio Anísio Teixeira, dossiês de conselheiros, etc.
Esse conjunto documental, integrante do Fundo CAPES, encontrava-se na sede da instituição em Brasília, no segundo andar do Anexo do Ministério da Educação.